Steuern

Wer seinen Mitarbeitern an Weihnachten „Danke“ sagen will – ob nun mit einer Weihnachtsfeier oder Weihnachtspräsenten – sollte einige Regeln beachten, um nicht in die Steuerpflicht hineinzurutschen und ungewollt das Finanzamt vor der Tür stehen zu haben.

Geschenke für Mitarbeiter – Wie teuer

Für abgabenfreie Incentives gilt generell eine Sachzuwendungsfreigrenze von 50,00 € pro Monat für jeden Mitarbeiter. Monatliche Sachzuwendungen an Angestellte sind laut Einkommenssteuergesetz bis zu diesem Betrag steuerfrei. Auch für die Sozialversicherung wird die Steuerfreiheit dank der Sozialversicherungsentgeltverordnung übernommen. Zuzüglich zu diesem Monatswert von 50,00 € bleiben Sachzuwendungen vonseiten des Arbeitgebers von bis zu 60,00 € ebenfalls steuerbefreit. Denn sie werden steuerlich als Aufmerksamkeiten gelistet.

Das gilt dann, wenn sie anlässlich eines persönlichen Ereignisses an Mitarbeiter ausgegeben werden. Steuerlich gehören sie zum Sammelbegriff der Aufmerksamkeiten.

Als persönliche Ereignisse gelten:

Geburtstage
Die Geburt eines Kindes
Willkommensgrüße nach langer Krankheitszeit
Mitarbeiterjubiläen

Sind Weihnachtspräsente steuerpflichtig?

Generell steht dem Arbeitgeber zunächst einmal frei, ob er den Mitarbeitern anlässlich des Weihnachtsfestes Geschenke macht.

Sachgeschenke

Weihnachtsgeschenke, die unter der monatlichen Sachbezugsfreigrenze von 50 Euro pro Mitarbeiter liegen, müssen nicht versteuert werden. Erst wenn dieser Betrag überschritten wird, werden diese Aufmerksamkeiten lohnsteuer- und sozialversicherungspflichtig. Wenn Geschenke oder Gutscheine zu einem persönlichen Anlass (beispielsweise Geburtstag) überreicht werden, liegt die Grenze sogar bei 60 Euro. Dies gilt gleichermaßen für Gutscheine, bei denen eine Rückzahlung von Bargeld ausgeschlossen ist. Doch Achtung: Hierbei handelt es sich nicht wie bei der Weihnachtsfeier um einen Freibetrag, sondern um eine Freigrenze. Das bedeutet, wenn dieser Betrag auch um nur einen Cent überschritten wird, müssen die Lohnsteuern und die Sozialversicherungsabgaben auf den gesamten Betrag gerechnet werden. Doch auch hier gibt es die Möglichkeit, dass der Arbeitgeber (auf Antrag) das Geschenk mit pauschal 25 Prozent versteuert.

Weihnachtsgeschenke, die anlässlich der Weihnachtsfeier übergeben werden, müssen zusätzlich in den Freibetrag von 110 Euro pro Mitarbeiter eingerechnet werden. Dies gilt nicht, wenn diese außerhalb der Feier übergeben werden.

Geldgeschenke

Wenn sich der Arbeitgeber anlässlich des Weihnachtsfestes dazu entschließt, ein Geldgeschenk zu machen, spricht man von sogenanntem Weihnachtsgeld, wobei es sich um eine Einmalzahlung handelt, die grundsätzlich weder steuerfrei noch sozialversicherungsfrei ist. Die Höhe des Weihnachtsgeldes kann frei bestimmt werden.

Individuell kann außerdem mit dem Arbeitnehmer vereinbart werden, dass das Weihnachtsgeld in eine betriebliche Altersvorsorge eingezahlt wird, wodurch sich eine Versteuerung des Geldes verhindern lässt. Dementsprechend kann der Beschenkte jedoch nicht sofort auf das Geld zugreifen.

Gibt es einen rechtlichen Anspruch auf Weihnachtsgeld?

Die Arbeitnehmerschaft würde sich sicherlich freuen, wenn dem so wäre, doch es gibt keinen generellen Anspruch eines Arbeitnehmers auf Weihnachtsgeld. Dieser Anspruch kommt nur unter folgenden Voraussetzungen in Betracht:

Die Zahlung eines Weihnachtsgeldes ist explizit im Arbeitsvertrag vereinbart worden oder ergibt sich aus einem Tarifvertrag oder einer Betriebsvereinbarung.
Die „betriebliche Übung“: Der Arbeitgeber hat über einen Zeitraum von mindestens drei Jahren ohne Vorbehalt der Freiwilligkeit allen Arbeitnehmern oder Arbeitnehmern einer bestimmten Abteilung ein Weihnachtsgeld in einer bestimmten Höhe oder nach einer bestimmten Berechnungsmethode gezahlt. Der Anspruch auf Weihnachtsgeld richtet sich in diesem Fall nach der Höhe, die in den Jahren zuvor gezahlt wurde. Die „betriebliche Übung“ stellt einen ungeschriebenen Teil des Arbeitsvertrages dar.
Der Gleichbehandlungsgrundsatz: Ein einzelner Arbeitnehmer kann nicht ohne triftigen Grund von einer Weihnachtsgeldzahlung ausgeschlossen werden, wenn alle anderen Arbeitnehmer im Unternehmen eine solche Zahlung erhalten.

Geschäftspartner beschenken

Bei der Auswahl von Geschenken für Kunden, Geschäftspartner, Lieferanten etc. sollte man ähnliche Vorsicht walten lassen wie bei der Organisation einer Weihnachtsfeier für dieselben, insbesondere deshalb, weil auch hier keine klaren Regeln und Gesetze greifen. Weihnachtsgeschenke sind generell erlaubt. Es gibt keine Wertgrenze, ab wann ein Geschenk als versuchte Bestechung gelten kann, dennoch sollten sie – allein aus Gründen der Diskretion – auf Geldgeschenke gänzlich verzichten sowie den richtigen Zeitpunkt abwarten. Bei Sachgeschenken solltest Du beachten, dass ihr Wert sozial angemessen und nicht völlig übertrieben ist.

Pro Jahr und Empfänger sind zur Zeit netto 35,00 € zzgl. MwSt. steuerlich abzugsfähig. Verpackungs- sowie Porto- oder Frachtkosten für das Überbringen können zusätzlich geltend gemacht werden.

(Bitte beachte, dass es sich hierbei um keine steuerliche Beratung handelt. Frage im konkreten Fall am besten Deinen Steuerberater)

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Weihnachtsfeiern: Steuerpflicht – ja oder nein?

Für Weihnachtsfeiern gilt: wer keine Steuern zahlen will, bei dem dürfen die Kosten pro Mitarbeiter nicht über 110 Euro (Bruttobetrag inklusive Umsatzsteuer) liegen. Bei diesem arbeitgeberfreundlichen „Freibetrag“ ist seit 2015 nur die Summe zu versteuern, die über diesen 110 Euro pro Person liegt. Jedoch darf die Gesamtsumme nur durch die Anzahl der teilnehmenden Mitarbeiter (d.h. der tatsächlich Anwesenden) geteilt werden, um den Betrag pro Person zu berechnen. Kalkuliere also so, dass Du auch bei mehreren Absagen noch unter dem Freibetrag von 110 Euro liegst. Die Kosten für Angehörige, die ebenfalls zu der Feier kommen, werden dem jeweiligen Angestellten zusätzlich zugerechnet, wodurch die Summe von 110 Euro schneller erreicht wird. Aus diesem Grund solltest Du als Arbeitgeber und Veranstalter der Weihnachtsfeier, wenn Du den Freibetrag nicht überschreiten möchtest, bei der Organisation der Veranstaltung strukturiert und geplant vorgehen. Verpflegung, Miete für die Räumlichkeiten, Dekoration, Engagement von Musikern – sprich: alles, was zur Betriebsparty gehört, ergibt am Ende die Summe, die (eventuell) versteuert werden muss.

Sollten die Ausgaben pro Mitarbeiter sich dennoch auf mehr als 110 Euro belaufen, müsste der Mitarbeiter darauf Lohnsteuer sowie Sozialversicherungsbeiträge zahlen, weil die Weihnachtsfeier dann als „geldwerter Vorteil“ gelten würde. Doch welcher Kollege geht schon gerne zu einer Weihnachtsfeier, für die er sogar noch Steuern bezahlen muss? Eben! Alternativ könnte der Arbeitgeber selbst auf die Aufwendungen, die über den Freibetrag hinausgehen, eine pauschale Lohnsteuer von 25 Prozent zahlen und den Mitarbeiter somit von seiner Steuerpflicht befreien (Lohnsteuerpauschalierung).

Achtung bei Minijobbern! Werden die 110 Euro pro Person überschritten, können durch die Minijobber nun zusätzliche Kosten entstehen, weil die Kosten vom Finanzamt nun auf die Löhne aufgeschlagen werden.

Die oben gennannten Regeln lassen sich generell lediglich auf zwei Betriebsfeiern im Jahr anwenden. Ab der dritten Betriebsfeier ist jede Feier ohne Freibetrag voll steuerpflichtig. Dem Arbeitgeber steht frei zu wählen, für welche beiden seiner Betriebsfeiern er den Freibetrag in Anspruch nehmen will.

Ist der Unternehmer verpflichtet, eine Weihnachtsfeier zu veranstalten?

Nein, kein Arbeitgeber muss eine Weihnachtsfeier ausrichten, auch dann nicht, wenn es in den Jahren zuvor stets Weihnachtsfeiern gegeben hat. Wird ein betriebliches Weihnachtsfest veranstaltet, ist die Teilnahme daran ebenfalls kein Muss, es sei denn, sie findet während der normalen Arbeitszeit statt.

In diesem Fall, wenn es sich also um eine „echte“ Betriebsfeier im Sinne des EStG handelt, die für jeden Mitarbeiter zugänglich ist und während der Arbeitszeit ausgetragen wird, kann der Arbeitgeber einen Teil der Kosten für diese Weihnachtsfeier steuerlich absetzen.

Darf ein Betrieb eine Weihnachtsfeier für seine Geschäftskunden ausrichten?

Grundsätzlich darf eine Feier auch für Geschäftskunden ausgerichtet werden. Bezüglich des Budgets gibt es keine ausdrücklichen Leitfäden oder Gesetze, jedoch sollte vermieden werden, dass man der Korruption verdächtigt werden kann, beispielsweise wenn eine Feier augenscheinlich besonders kostspielig ausfällt oder kurz vor einem wichtigen Vertragsabschluss stattfindet. Auch hinsichtlich der Gästeliste sollte man Vorsicht walten lassen, insbesondere bei Gästen, die öffentliche Ämter bekleiden.